Politique de confidentialité
La collecte des renseignements personnels par la SARTEC
La SARTEC est un syndicat dont la mission est de veiller à la défense des droits et intérêts des scénaristes de langue française au Québec et au Canada. Cela se traduit par la protection des droits d’auteurs, la négociation collective des conditions de travail, le conseil juridique, les interventions tant sur le plan individuel que collectif, les communications et les formations.
Pour accomplir notre mission et nos activités, nous recueillons certains renseignements personnels afin de :
- Défendre les droits collectifs dans le cadre de négociations collectives ou de modernisation des lois en lien avec le métier de scénariste ;
- Veiller au respect des droits et contrats individuels des scénaristes par les producteurs, ainsi qu’au respect des ententes collectives ;
- Veiller au respect des droits d’auteurs des scénaristes ;
- Effectuer les demandes d’adhésion et de renouvellement des statuts de membres ;
- Permettre l’adhésion des membres et bénéficier d’assurances collectives ;
- Permettre la création d’un compte REER pour les membres ;
- Fournir de l’information sur le statut des membres à des fins d’emploi et de gestion des services aux membres ;
- Faire rayonner les membres et le métier de scénariste par la création d’un bottin, d’infolettres, de publications et publicités ;
- Effectuer le traitement de plaintes en vertu des statuts et règlements de la SARTEC ;
- Informer les membres de prix, bourses, formations, galas et autres activités en lien avec la scénarisation et l’audiovisuel et leur permettre de voter le cas échéant ;
- Aviser les membres des assemblées générales et autres comités et encourager la participation aux votes ;
- Mettre en place un portail des membres sur le site Internet de la SARTEC ;
- Assurer la protection des manuscrits déposés par les scénaristes et autres artistes.
Lorsque vous communiquez à la SARTEC des renseignements personnels vous consentez à ce qu’ils soient utilisés à ces fins.
Si vous avez un agent, nous vous demandons de nous transmettre une procuration indiquant que cette personne est autorisée à nous transmettre et à recevoir des renseignements personnels en votre nom. Un modèle de procuration est disponible sur demande.
La SARTEC utilise des témoins de connexions (cookies) lorsque vous naviguez sur son site web ainsi que lorsque les membres se connectent à leur portail.
Les cookies utilisés lors de la navigation et de la connexion au portail des membres ne conservent aucun renseignement personnel et servent uniquement à la navigation sur le site et le portail.
L’utilisation et la communication des renseignements personnels par la SARTEC
La SARTEC utilise et communique certains renseignements personnels pour accomplir sa mission et ses activités.
Les employés de la SARTEC n’ont accès qu’aux informations qui sont nécessaires pour accomplir leurs tâches.
Vos renseignements personnels pourront être communiqués aux producteurs et associations de producteurs pour l’application des ententes collectives.
Vos renseignements seront également communiqués à nos partenaires qui offrent les services d’assurances collectives et de REERs.
Les fournisseurs de services de la SARTEC qui ont accès à certaines informations pour accomplir leurs tâches sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements par des engagements contractuels.
Seules les informations nécessaires leur seront communiquées.
En ce qui concerne le bottin des scénaristes, vous pouvez en tout temps demander que vos coordonnées ou image soient retirées. Vous devez transmettre toute demande à cet effet à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : [email protected]
La conservation et destruction des renseignements personnels
La SARTEC conserve les renseignements personnels dans des endroits sécurisés dont les accès physique et électronique sont restreints.
Les renseignements sont conservés tant qu’ils sont nécessaires pour les activités de la SARTEC. Certaines informations sont conservées pour la durée du droit d’auteur en raison des redevances et chaines de titres.
Les informations en lien avec les assurances et REERs de même que toute information sensible ne sont accessibles qu’à un nombre limité d’employés de la SARTEC.
Dès qu’un renseignement n’est plus nécessaire, la SARTEC procède à sa destruction. La SARTEC fait affaire avec des entreprises spécialisées dans la destruction de renseignements personnels afin d’assurer le respect de la confidentialité.
Bien que la SARTEC s’assure de la mise à jour des renseignements, nous invitons les membres à nous faire part de toute modification à leurs renseignements lors du renouvellement annuel, ou en tout temps par le biais de leur portail en ligne.
Vous pouvez toujours communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, pour obtenir plus d’informations ou connaître la procédure pour accéder à vos renseignements personnels détenus par la SARTEC, à l’adresse suivante : [email protected].
Les demandes d'accès et de rectification des renseignements personnels
En tout temps vous pouvez faire une demande d’accès à vos renseignements personnels, pour en obtenir copie ou pour en demander la rectification.
Si une autre personne que vous en fait la demande, vous devrez nous avoir transmis une autorisation écrite nous autorisant à lui transmettre les informations requises. Dans le cas d’un décès ou d’une personne mineure, vous pouvez également faire une demande d’accès à l’information en lien avec cette personne si vous êtes le liquidateur ou un héritier de la succession, ou si vous êtes le titulaire de l’autorité parentale (généralement le parent) du mineur de moins de 14 ans.
Toute demande à cet effet doit être faite par écrit et adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. : [email protected].
Votre demande doit spécifier la nature exacte des renseignements que vous souhaitez obtenir ou rectifier.
Vous devrez également vous identifier.
Ce n’est pas parce que vous êtes autorisés à faire une demande d’accès ou de rectification qu’elle sera automatiquement acceptée. Certaines dispositions légales nous empêchent de donner accès aux renseignements personnels ou nous permettent de refuser d’y donner accès.
La personne responsable vous indiquera par écrit si votre demande est acceptée ou refusée, dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.
Si votre demande d’accès est acceptée, nous vous communiquerons la procédure pour obtenir copie des renseignements. Notez que certains frais peuvent être exigés pour la transcription, reproduction ou transmission des documents. Le cas échéant, vous en serez informé d’avance.
En ce qui a trait à la rectification ou la suppression de renseignements périmés ou non justifiés, sachez que si votre demande est acceptée, la rectification sera transmise également à toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents votre demande.
Si votre demande d’accès ou de rectification est refusée, nous en préciserons les motifs et les dispositions légales applicables. Vous aurez alors 30 jours pour déposer un recours à la Commission d’accès à l’information du Québec.
De même, à défaut d’une réponse de notre part dans le délai de 30 jours, votre demande sera considérée comme refusée et vous devrez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Vous devez déposer votre recours dans les 30 jours suivant un refus ou une absence de réponse de notre part.
Pour plus d’informations sur la Commission d’accès à l’information du Québec, nous vous invitons à consulter les liens suivants :
Page d’information : https://www.cai.gouv.qc.ca/citoyens/recours-devant-la-commission/concernant-lacces-a-vos-renseignements/
Formulaire pour intenter un recours : https://www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FO_demande_revision_et_dexamen_mesentente.pdf
Politique de sécurité de la SARTEC
À ce jour, la SARTEC a mis en place différentes mesures pour assurer la sécurité, notamment la mise en place d’un système d’alarme, de serrures, de codes d’accès, de restrictions d’accès selon les types de renseignements, pour ne nommer que celles-là.
En cas d’incident en lien avec les renseignements personnels détenus par la SARTEC présentant un risque sérieux de dommage, vous recevrez un avis de notre part. Cet avis contiendra :
- Une description des renseignements personnels visés par l’incident ;
- Une brève description des circonstances de l’incident ;
- La date ou la période à laquelle l’incident a eu lieu ;
- Une brève description des mesures que la SARTEC a prises ou entend prendre à la suite de la survenance de l’incident, afin de diminuer les risques de dommage ;
- Les mesures que la SARTEC vous suggère de prendre afin de diminuer les risques de dommage ;
- Les coordonnées de la SARTEC vous permettant de vous renseigner davantage relativement à l’incident.
Dans le cas où nous n’avons pas vos coordonnées, un avis public sera publié.
La Commission d’accès à l’information du Québec sera également avisée.
Dépôt de plainte
Toute plainte relative à la protection des renseignements personnels doit être adressée par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels : [email protected].
Votre plainte sera traitée dans un délai raisonnable à partir de sa réception, compte tenu de son ampleur.
Toute plainte sera traitée de manière confidentielle.
Pour être traitée, votre plainte doit concerner des renseignements personnels ou être en lien avec des renseignements personnels ou les processus mis en place par la SARTEC.
Les conclusions vous seront transmises par écrit.